El nuevo modo del CPAU: virtual y «responsivo»
CPAU
El aislamiento social preventivo obligó a miles de empresas y organizaciones a transformarse y cambiar la forma de trabajar de un día para el otro. Esteban López, gerente general del Consejo, nos cuenta cómo fue la transformación a una versión digital del CPAU, completamente activo y responsive.
En tecnología, responsive es un término que se refiere a la capacidad que tiene un formato web de adaptarse a distintos dispositivos móviles: tablet, distintos tipos de celulares, etc. Miles de empresas y organizaciones en la Argentina, y millones en el mundo, se vieron obligadas a transformarse y volverse «responsivas» ante la emergencia mundial, cambiando su forma de trabajar de un día para el otro y desdoblándose hacia un mundo virtualizado.
«Los días previos ya sabíamos que era muy posible el anuncio de la cuarentena. Lo que no sabíamos era en qué términos o por cuánto tiempo. Podríamos haber hecho lo que usualmente hacen las entidades de este tipo: cerrar por quince días y después ver cómo evolucionaba todo» dice Esteban López, gerente general del CPAU.
Pero lejos de cerrar y esperar a ver qué deparaba la pandemia, el Consejo viró hacia lo digital rápidamente. En dos días se montaron las principales tareas en las casas del personal y el lunes siguiente, fin de semana mediante, ya estaban trabajando. Pero para que esta resolución fuera posible con tanta velocidad, fue determinante que hacía ya un año que se profundizaba la modalidad home office. El grupo de trabajo de tecnología y diseño junto con la administración actuaron muy rápido y mantuvieron la ceremonia habitual del trabajo diario con videollamadas.
El trabajo que el staff realiza es el mismo, sólo que desde sus casas, y hay un factor que el gerente resalta: la contención. Con el avance de la cuarentena, el equipo observó que no sólo respondía consultas específicas, sino que el CPAU se había convertido más que nunca en un punto de referencia para la matrícula. Si bien el trabajo de atención siempre fue un 70% de resolución de problemas y 30% de contención, la pandemia modificó esa balanza: hoy hay mucho más trabajo de acompañamiento que se suma al requerimiento operativo.
El Consejo y las comisiones siguen trabajando tanto como siempre. «La adaptación virtual fue fácil para los equipos, e intentamos que esa virtualidad no sesgue la vida personal, implementando flexibilidad de horarios para que todo el staff pueda combinar la vida diaria, el trabajo y las responsabilidades familiares. Tenemos un procedimiento para que los/as matriculados/as nos envíen sus consultas: si con un mensaje es suficiente para responderla, se envía la información escrita; si no, llamamos. Nuestra ventaja es que nuestro ‘partner’, el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, no toma más trámites presenciales desde hace bastante tiempo, así que una buena parte de nuestra matrícula ya estaba habituada a trabajar en espacios virtuales», destaca el gerente general.
Pero ya antes de todo esto, hace veinte años, el Consejo decidió sostener la actualización tecnológica y la adopción de soluciones virtuales consistentes y válidas con la interacción personal. «Urgell, ex presidente del CPAU, me dijo un día que lo último no, que siempre tenemos que tener lo que realmente funciona».
Más en línea que antes
«Nuestra Gerencia Técnica puede compartir virtualmente los elementos que son necesarios para atender la demanda o el pedido de soporte para el uso de portales digitales del GCABA», comenta el gerente general y agrega: «La Biblioteca muestra a diario que su trabajo sobre publicaciones digitales es, junto a su expertise en la búsqueda de información, una de las fortalezas estratégicas del CPAU: la difusión de información útil».
Respecto del trámite más importante que se realiza en el Consejo agrega: «La encomienda en línea la tenemos hace por lo menos ocho años. Ni nos imaginábamos este escenario, que nos obliga a darle una vuelta más de tuerca. Los documentos en papel los convertimos en un PDF con firma online y código QR», cuenta y luego explica el procedimiento: «Por ejemplo, se envía el certificado de la encomienda a quien la va a presentar. El funcionario público que la toma lee el código QR que linkea a nuestra base de datos, comprobando que es nuestra. Si se quiere hacer una encomienda el fin de semana, el lunes está lista. Siempre que sigan los pasos del sistema, se resuelve todo de manera muy veloz. Y es un ahorro para el/la profesional: evita el viaje al microcentro, gastar en viáticos o estacionamiento, pagar el cafecito». El CPAU también está analizando, a instancias del Gobierno, la posibilidad de implementar la firma digital, que sería indispensable para presentar trámites a distancia.
El gerente general afirma que casi no les queda proceso para digitalizar: «Siempre quedan cosas para mejorar. Sólo las causas de ética están en modo stand-by por la suspensión de la actividad judicial, lo que no significa que tengamos personal ocioso: la abogada de nuestro staff, que gestiona los expedientes, trabaja en la reformulación del MEPA junto a la gerenta técnica Irene Kalnins para que los/as arquitectos/as tengan disponible la información necesaria para su ejercicio profesional. Pasamos todos los procesos a PDF: los trámites, las consultas y hasta los cursos se realizan a través de la web. ¡Lo único que nos preocupa es que se nos corte Internet!».
La demanda de capacitación virtual
En términos numéricos, Capacitación es tal vez el área que más atención requiere actualmente, ya que los/as profesionales quieren utilizar su tiempo ocioso para capacitarse. Además, esta demanda la relacionan con la latente incertidumbre laboral: quieren prepararse para empezar a trabajar cuando se reanuden las actividades y tener más conocimientos en su haber.
El Programa de Capacitación ya había comenzado a virtualizarse paulatinamente, con cursos asincrónicos. Si bien había cierta reticencia del público y también de parte de los/as docentes a perder el contacto cara a cara, con la cuarentena no quedó otra opción que adaptarse. Los primeros tres cursos del año fueron un éxito: el ABC del Ejercicio Profesional, Prácticas Sustentables para Obras en Construcción y Gerenciamiento de Proyectos y Obras.
El CPAU ya está trabajando en los cursos para el segundo semestre, también en modo virtual, pero de manera gratuita para la matrícula mientras dure el aislamiento. Si bien hasta ahora los cursos virtuales fueron asincrónicos, incluimos la modalidad sincrónica para fomentar el uno-a-uno en línea. La decisión del Consejo de hace varios años de virtualizar paulatinamente la oferta de Capacitación se anticipó a esta demanda coyuntural y facilitó su transformación.
Para la matriculación, el CPAU implementó un nuevo trámite temporal. «Quienes quieran matricularse deben digitalizar previamente toda la información para que el Consejo pueda verificarla. Además, se envía una declaración jurada para habilitar el trámite, en la que justificará la urgencia, comprometiendo a la persona a concurrir con el diploma una vez finalizadas las restricciones de circulación», explica el gerente.
Transformación digital ¿total?
Para cerrar, le preguntamos si piensa que todas las actividades del Consejo pueden volverse virtuales: «Nuestros trabajos, sí. Yo creo que se puede virtualizar todo. Tenemos que dejar de pensar en el modelo de ‘tantos metros de alfombra’. Es preferible pensar en ‘tantos recursos para que se pueda trabajar de una forma más cómoda’, como lo hacen las grandes empresas tecnológicas».
Sin embargo, reconoce que algunas actividades profesionales se volvieron inviables o difíciles para la matrícula en esta época de pandemia. Por ejemplo, compartir el desarrollo de un proyecto, «el ejercicio del plano sobre la mesa y tener a varios/as proyectistas juntos/as». Y aclara: «He visto la evolución de las herramientas para proyectar: alguien acá hace detalles de un plano mientras que en Panamá hay otra persona que lo está calculando. Pero el trabajo en equipo sobre el acto proyectual, al pasar a un plano virtual, podría perder esa ‘frescura’ de interactuar sobre el papel de manera conjunta», opina.
Queda claro que la política de actualización en tecnología del CPAU y su inmersión paulatina en el home office beneficiaron la repentina transformación total a la virtualidad y ayudaron a que el nivel operativo no se vea afectado. «Hay algunos aspectos irremplazables de lo presencial: el café, las pequeñas charlas en los pasillos, los teléfonos que suenan, el encuentro bullicioso antes de una reunión de equipo. Ceremonias propias de la relación entre las personas», concluye el gerente general, con la convicción de que «de regreso a la normalidad, la vuelta estará signada por mucha más tecnología y opciones de atención remota al servicio de la matrícula».
